Skanowanie to prosta, biurowa czynność, jednak uzyskanie wysokiej jakości odbitek bywa trudne. Nawet wysokiej jakości skaner nie pomoże, jeśli nie przygotujemy dokumentów w odpowiednim sposób. Sprawdź, jak to zrobić i raz na zawsze pozbądź się problemu nieczytelnych skanów!
Przygotowanie dokumentów do skanowania – krok po kroku
Zanim umieścisz dokumenty w skanerze, wykonaj kilka podstawowych czynności. Dzięki temu uzyskasz wyraźny obraz i nie będziesz musiał powtarzać skanowania kilka razy. Oto instrukcja krok po kroku:
- usuń z dokumentów zszywki oraz spinacze,
- wygładź dokumenty i oczyść je z kurzu (za pomocą suchego ręcznika papierowego),
- oddziel od siebie poszczególne kartki (upewnij się, że nie są sklejone).
W dalszych krokach pozostaje umieścić dokument w skanerze zgodnie z instrukcją. Ważne, aby przylegał on do właściwych krawędzi – dzięki temu nie zostanie ucięty w połowie. Jeśli potrzebujesz jednorazowo zeskanować większą ilość dokumentów, skorzystaj z pomocy specjalistów. Skanowanie dokumentów hsm-recykling.pl to gwarancja jakości i pewność, że papiery w wersji cyfrowej będą w doskonałym stanie.
Jak zeskanować dokumenty nieczytelne?
Nie wszystkie dokumenty w wersji papierowej zachowują swoją jakość pomimo upływu lat. Tusz na papierze ma to do siebie, że płowieje, dlatego jego odczytanie po pewnym czasie może być trudne. Jak zeskanować taki dokument? Niestety, podobnie jak on sam, skan dokumentów nie będzie czytelny. W takim przypadku warto zgłosić się o pomoc do ekspertów, którzy – pracując światłem – są w stanie “odzyskać” zapisy.
Pamiętaj, że przywrócenie czytelności może być trudne, dlatego warto od razu przejść na wersję cyfrową. Digitalizacja dokumentów hsm-recykling.pl jest rozwiązaniem dla Ciebie, jeśli borykasz się z dużą ilością akt w wersji papierowej.
Jak zadbać o bezpieczeństwo skanowanych dokumentów?
Skupiając się na jakości skanów, zapominamy o ich bezpieczeństwie. Tymczasem te, które zawierają dane osobowe i niejawne, muszą być chronione. Archiwizacja dokumentów w skanerze niesie za sobą ryzyko uzyskania nieautoryzowanego dostępu do danych. Najlepszym rozwiązaniem jest więc bezpieczna utylizacja dokumentów bezpośrednio po wykonaniu zadania. Pamiętaj, aby nie przechowywać ich na niezabezpieczonych dyskach ani innego typu nośnikach. Jeśli potrzebujesz pomocy w realizacji zadań związanych ze skanowaniem czy archiwizacją danych, zgłoś się do firmy, która takimi rzeczami zajmuje się na co dzień.
Artykuł sponsorowany