Jak zorganizować bezpieczne przechowywanie dokumentów?

Bezpieczeństwo danych to priorytetowa sprawa, na którą powinno zwrócić uwagę każde przedsiębiorstwo. Od kiedy w życie weszło RODO, świadomość społeczeństwa na tym polu znacznie wzrosła. Przedsiębiorcy mogą mieć jednak dalej problem z zaplanowaniem procesu przechowywania dokumentacji w taki sposób, żeby spełnić wszystkie wymogi rozporządzenia. Dziś podpowiadamy, jak o to zadbać.

RODO a bezpieczeństwo danych

Obecnie, dzięki RODO, bardzo trudno znaleźć osobę, która jest całkowitym laikiem w kwestii ochrony danych osobowych. Większość z nas doskonale wie, że przedsiębiorca może przetwarzać nasze dane, tylko jeśli dostanie od nas konkretną zgodę. Wiemy też, że tę zgodę możemy cofnąć. RODO uzmysłowiło też wielu osobom, również przedsiębiorcom, jak powszechne jest zagrożenie wycieku informacji. W mediach regularnie da się znaleźć doniesienia o sprawach, które jeszcze bardziej wzmagają naszą czujność. Oczywiście te wszystkie zagrożenia istniały jeszcze zanim w życie weszło to europejskie rozporządzenia. Od kiedy jednak kwestie zaczęły pojawiać się w debacie publicznej, owe zagrożenia stały się czymś realnym, niemal namacalnym, bo mającym realny wpływ na funkcjonowanie firm i przeciętnych osób.

Rozsądny przedsiębiorca nie może ignorować kwestii bezpieczeństwa informacji, którymi zarządza. Jako administrator danych osobowych ma obowiązek tak planować procesy w swojej firmie, żeby wykluczyć lub zminimalizować tak, jak to tylko możliwe, ryzyko wycieku danych. RODO to bardzo ważny dokument, ale zdecydowanie nie można rozporządzenia uznać za przewodnik. Brak tak jasnych wskazówek, którymi mógłby kierować się przedsiębiorca. Co więc powinien zrobić, żeby przechowywać dokumenty zgodnie z prawem?

Odpowiedzialne przechowywanie dokumentów – co to znaczy?

Należy zdać sobie sprawę, że chociaż każdą firmę obowiązuje to samo prawo, sytuacja każdego przedsiębiorstwa jest nieco inna. Różnice mogą polegać na sposobie działania, przestrzeni roboczej, procedurach oraz wielu innych kwestiach. Aby dobrze zarządzać ryzykiem związanym z bezpieczeństwem danych, należy w indywidualny sposób przeanalizować procesy, które mają miejsce w przedsiębiorstwie. Celem takiej analizy ryzyka jest:

1. wykrycie momentów, w których dane są najbardziej narażone na wyciek (tzw. wąskich gardeł);
2. wdrożenie środków zapobiegawczych, wzmacniających wąskie gardła.

Czasem przedsiębiorcy może brakować wystarczająco szerokiej, kompleksowej perspektywy, żeby skutecznie przeprowadzić taką analizę. Konieczna jest komunikacja z poszczególnymi działami i wspólne wypracowanie rozwiązań, a to oczywiście zajmuje czas. Jeśli nie mamy na tym polu doświadczenia, możemy podjąć złe decyzje. Błędy związane z bezpieczeństwem danych osobowych mogą nas sporo kosztować. Mowa nie tylko o stratach wizerunkowych, utracie dotychczasowych klientów i o trudnościach z pozyskaniem nowych. Chodzi również o kary pieniężne. Grzywny za złamanie RODO mogą być monstrualnie wysokie. Trudno więc dziwić się, że sporo przedsiębiorców woli po prostu uniknąć tego ryzyka, zaoszczędzić czas i cieszyć się komfortem psychicznym. W tym celu decydują się skorzystać z profesjonalnej pomocy.

Przechowywanie dokumentów poza firmą

Przedsiębiorstwa, takie jak np. Rhenus Data, dzięki nowoczesnej infrastrukturze są w stanie zapewnić dokumentacji warunki, które często są nieosiągalne w siedzibach ich klientów. Takie specjalne archiwa są świetnie zabezpieczone. W pomieszczeniach panuje temperatura, która sprzyja utrzymaniu nośników w dobrym stanie. Nie ma znaczenia, czy dane zapisane są na kartkach papieru, czy na elektronicznych nośnikach danych.

Oprócz tego, współczesne firmy oferujące przechowywanie dokumentów, proponują również szereg innych usług w zakresie zarządzania dokumentacją. W efekcie, wybierając takiego partnera, nie tylko możemy cieszyć się tym, że nasze akta są doskonale zabezpieczone. Oprócz tego mamy okazję skorzystać np. z usługi digitalizacji czy z profesjonalnego archiwizowania.